Zachte heelmeesters en hun inkoopsysteem

Als ik zo eens rond vraag, zeggen de meeste inkopers dat zij een inkoopsysteem hebben. Maar als ik vraag of het echt gebruikt wordt, blijkt er nogal wat te schorten. Verder dan bloemetjes en kantoorartikelen komt het systeem dan niet.

Toch best raar. Je schaft een systeem aan om je inkoop inzichtelijk en bestuurbaar te maken, maar je ziet 80 procent van je uitgaven buiten het systeem om lopen. Dan mag je toch wel stellen dat er iets goed mis is.

Als ik zo eens rond vraag, zeggen de meeste inkopers dat zij een inkoopsysteem hebben. Maar als ik vraag of het echt gebruikt wordt, blijkt er nogal wat te schorten. Verder dan bloemetjes en kantoorartikelen komt het systeem dan niet.

Toch best raar. Je schaft een systeem aan om je inkoop inzichtelijk en bestuurbaar te maken, maar je ziet 80 procent van je uitgaven buiten het systeem om lopen. Dan mag je toch wel stellen dat er iets goed mis is.

Inkoopsysteem

Waarom worden systemen zo vaak niet gebruikt? Ligt dit aan het systeem? Meestal niet. Toegegeven, het ene systeem is het andere niet, maar ze doen echt allemaal wat ze moeten doen.
Ligt het dan aan de inrichting? Ook niet. Ik zie bij de meeste organisaties dat het systeem goed is ingericht en er geen belemmeringen zijn om er volledig gebruik van te maken.

Kennelijk is er een andere oorzaak. De inkopers die je er naar vraagt geven vaak aan dat de inkoopafdeling zichzelf moet bewijzen. Medewerkers zijn vrij om al dan niet gebruik te maken van hun diensten en daarmee ook van het systeem. Dit klinkt logisch, maar is het dat ook? Mag je überhaupt de inkoopafdeling gelijkstellen aan het inkoopsysteem?

Verplicht loket

Nee, dat mag niet en ik zal uitleggen waarom. Een inkoopafdeling concentreert zich op het voortraject, waarin afspraken en contracten tot stand komen. De inkoopafdeling maakt zelf nauwelijks gebruik van die contracten, dat doen anderen. Het zogeheten ‘purchase to pay’- proces, waar een inkoopsysteem voor bedoeld is, vindt vrijwel volledig buiten het zicht van de inkoopafdeling plaats. Aanvragen, goedkeuren, bestellen, goederenontvangst en factuurmatching; de inkoopafdeling staat hier helemaal buiten. Dat is ook de bedoeling. Het inkoopsysteem voorkomt dat de inkoopafdeling er als verplicht loket nog tussen zit.

Kortgezegd omvat het P2P-proces dus alle activiteiten, die niet op de inkoopafdeling plaatsvinden. Ik vrees dat daarom vaak gedacht wordt dat de inkoopafdeling er ook niet voor verantwoordelijk is. Als bovendien iedereen zelf mag beslissen om al dan niet gebruik te maken van de inkoopafdeling, dan geldt hetzelfde voor het systeem. Lekker makkelijk.

Taakverdeling

Maar wat is dit voor rare redenering? ICT is ook een serviceafdeling. Mag daarom iedereen zelf zijn software installeren? Het facilitaire bedrijf is ook een serviceafdeling. Mag daarom iedereen zelf zijn kantoor kiezen? Personeelszaken is ook een serviceafdeling. Is daarom iedereen vrij om zijn eigen salaris te bepalen?

Het is potdomme de taak van een inkoopafdeling om de uitgaven te volgen en verspilling te voorkomen. Een inkoopsysteem inrichten, maar niet gebruiken, mag je dus zien als falen op beide punten. Natuurlijk mag je het gebruik verplichten; de inkoper die dat niet doet neemt zijn vak niet serieus. Of zichzelf, maar dat is mijn mening.